So etablierst Du Struktur und Systeme in Deiner Agentur - Teil II
Struktur für Dateien und Arbeitsaufträge
Seitdem Speicherplatz unwahrscheinlich günstig ist, neigen wir alle dazu, zu kleinen Daten-Messis zu werden. Es könnte ja sein, dass wir eine Idee, ein Skript oder was auch immer irgendwann einmal wieder gebrauchen könnten. Doch je mehr wir in unseren Computer reinwerfen, umso schwieriger ist es, da etwas Sinnvolles wieder herauszubekommen, wenn wir keine Systematik dahinter benutzen. Deshalb ist eine Ablage- und Benennungsstruktur von Dateien unglaublich wichtig.
Das Erstellungsdatum würden wir immer zu Beginn des Dateinamens wie folgt anführen:
JAHR-MONAT-TAG BESCHREIBUNG - INHALT/TITEL. Einen Blogartikel würden wir z.B. unter „2021-04-02 Blogartikel - Produktivität im Büro“ abspeichern.
So kannst Du Deine Dateien alphabetisch sortieren. Falls Du auf Deinem Rechner Dateien zu mehreren Bereichen haben solltest, kannst Du noch ein Kürzel einführen. Zum Beispiel gibst Du privaten Dateien ein Namenskürzel. Für Michael Meier könntest Du folglich „MM“ nutzen, sodass eine Datei so aussehen könnte: „MM 2021-06-01 Mobilfunkvertrag - Rechnung Mai“. Die Grundidee ist, sich hierarchisch nach oben zu arbeiten:
Bereich - Datum - von wem - was
Bereich - Datum - Art - Titel
Unsere Ordnerstruktur zum Schreiben für Blogartikel sieht so aus:
01 - Idee, 02 - Entwurf, 03 - Review, 04 - Fertig, 05 - Online.
Wir haben uns bewusst für diesen Aufbau entschieden, da dieser mitskaliert. Das heißt, ob wir 10 Artikel oder 100 haben, hat keinen Einfluss auf die Übersichtlichkeit dieser Ordner.
Auf diese Weise benötigst Du nur wenig bzw. weniger Zeit, um eine Datei zu finden. Zudem ist die Einarbeitung in solch eine Struktur viel einfacher, da sie reproduzierbar ist und nach Regeln erfolgt. Erstell am besten ein Skript, in dem Du die Vorgänge kurz beschreibst, es als Anleitung anlegst und anderen den Zugriff auf diese Knowledgebase ermöglichst.
Gerade wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ist es wichtig, dass eine einheitliche, verständliche und übersichtliche Struktur zur Ablage von Dateien existiert, in der sich jeder zurechtfindet.
Philipp Rückert Chief Executive Officer Monkeys.Digital
Findet und nutzt die richtigen Tools
Technische Lösungen nehmen euch sehr viel Arbeit ab und helfen euch auch dabei, den Überblick zu behalten. Wir zeigen Dir deshalb hier die Hilfsmittel, die wir nutzen und die uns begeistern.
Kommunikationstools & weitere hilfreiche Software
Vorweg: Bitte legt ein Kommunikationstool für schriftliche Mitteilungen fest! Manche Unternehmen nutzen mehrere unterschiedliche Programme und Kommunikationswege, was regelmäßig zu absolutem Chaos führt. Die Kommunikation über E-Mails ist vor allem intern oft ein großer Zeitfresser, weswegen wir eine andere Lösung bevorzugen.
Slack
Für Textnachrichten und Links nutzen wir Slack, da es viele Vorteile bietet: Slack ist ein Kommunikations-Tool, das uns vor allem die teaminterne Kommunikation stark erleichtert. Wir benutzen Slack fast ausschließlich für Inhalte, die die Arbeit betreffen; in einem Channel #random ist bei uns auch noch Platz für das ein oder andere GIF, einen Witz oder Bildbearbeitungen. Es ermöglicht uns, definierte und übersichtliche Workspaces mit Channels zu erstellen, in denen nur für diesen Bereich zuständige Mitarbeiter eingeladen sind. Außerdem könnt ihr bei Slack ganz leicht Dateien in sämtlichen Formaten an andere schicken. Ihr habt auch die Möglichkeit, feste Ruhezeiten einzurichten, in denen ihr keine Benachrichtigungen erhaltet.
Notion
Notion wird häufig als Notizprogramm bezeichnet. Allerdings bietet es viel, viel mehr. Dieses Tool bietet außerdem Funktionen zum Erstellen von Datenbanken, Dokumentationen, Kalendern, Anleitungen, usw. Auch Bilder und weitere Medien lassen sich sehr schnell einfügen und für andere zugänglich machen. Mit seinen Schnittstellen ist auch eine einfache Verknüpfung mit anderer Software (z.B. Slack) komfortabel möglich. Kommt uns eine Idee, die wir umsetzen oder genauer besprechen möchten, speichern wir diese dort sofort ab und haben für das nächste Meeting eine übersichtliche Darstellung aller relevanten Themen. Ebenfalls errichten wir hier Pläne für die Einarbeitung unserer Mitarbeiter, auf die sie dann unkompliziert zugreifen können.
Whereby
Um Videokonferenzen, intern sowie mit Kunden, durchzuführen, benutzen wir Whereby. Bei dieser Plattform muss man als Teilnehmer nur den Seitenlink des Meeting-Raums aufrufen, seinen Namen eingeben und losgeht’s! Bei bis zu zwei Teilnehmern ist Whereby mit unbegrenzter Meeting-Dauer kostenlos. Es erlaubt Dir in der Gratis-Version, Deinen Bildschirm zu teilen, den Raum zu versperren (damit kein anderer den Raum betreten kann), einen Chat und sowohl das Mikrophon als auch die Kamera auszuschalten.
Whereby läuft immer sehr flüssig, weshalb wir es klar empfehlen können. Bei größeren Videokonferenzen bis zu 100 Teilnehmern ist die Sitzung bei der kostenlosen Version auf 45 Minuten begrenzt. Aber hier kann man in einen anderen Channel springen und die Zeit läuft wieder von vorn 😉
Zusätzlich sind auch Premium-Versionen erhältlich, die zwischen knapp 10 und 15 $ pro Monat kosten und weitere Funktionen bieten. So z.B. eine Aufnahme des Video-Meetings, bis zu 100 Teilnehmer mit unbegrenzter Meetingdauer, Design, das ihr selbst mit eurer Brand gestalten könnt, uvm.
Eine sehr gute Alternative zu Zoom, da ihr für Whereby nichts installieren müsst, sondern euch einfach über euren Browser dazuschalten könnt.
James AI - Deine To-Do-Liste mit künstlicher Intelligenz
Unsere selbst entwickelte App James AI hievt Deine Produktivität auf ein ganz neues Level. James ist eine dynamische To-Do-Liste, die sich selbst organisiert. Bisherige Tools erfordern eine manuelle Tagesplanung des Nutzers, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Demgegenüber unterstützt Dich James AI mit künstlicher Intelligenz wie ein persönlicher Assistent, der für Dich den perfekten Aufgabenplan erstellt. Hierfür musst Du bei ihm lediglich Deine Aufgaben, die Du abarbeiten möchtest, einspeichern und er plant und priorisiert für Dich, welche drei Aufgaben Du jetzt am besten erledigen solltet. Seine künstliche Intelligenz berechnet Deine fertige To-Do-Liste mithilfe von Algorithmen, die auf wissenschaftlich getesteten Produktivitätsschemata basieren.
Zudem könnt ihr euch mit dem Team-Modus gegenseitig Aufgaben zuweisen und erhalten. Auf diese Weise wird ein zusätzliches Delegieren überflüssig, was Zeit spart und Dich und Dein Team vor Ablenkungen durch weitere E-Mails, Nachrichten auf euren Smartphones oder unnötig langen Telefongesprächen bewahrt.
Wir haben James AI entwickelt, damit das Abarbeiten von Aufgaben noch effizienter wird und dem User das Priorisieren seiner To-Dos für mehr Zeitersparnis von einer künstlichen Intelligenz abgenommen wird.
Philipp Rückert Chief Executive Officer Monkeys.Digital
Coaching-Routine
Hier kommen wir zu dem Thema fordern und fördern. Beides bedingt sich gegenseitig. Regelmäßige Seminare und Coachings helfen euch, neuen Spirit, Ideen und Wissen zu erreichen. Zum einen können Experten im Teams andere Mitarbeiter schulen, aber zum anderen eben auch Externe für Weiterbildung herangezogen werden. Beides ist wichtig und erfüllt den Zweck des Unternehmens, immer besser zu werden.
So kann ein zusätzlicher Produktivitäts-Workshop dabei helfen, die Mitarbeiter noch effizienter zu machen. Gerne bieten wir Deinem Unternehmen auch unseren Workshop für mehr Produktivität an. Schreib uns einfach eine E-Mail an coaching@monkeys.digital und wir besprechen mit Dir alle weiteren Schritte.
Jetzt loslegen
Hol Dir hier den Produktivitäts-Guide für Agenturen als praktische PDF-Datei.