So etablierst Du Struktur und Systeme in Deiner Agentur - Teil I
Übergeordnete Management-Struktur in der Agentur
Um die Prozesse Deiner Agentur zu optimieren, ist es sehr wichtig, eine Struktur zu schaffen, auf der vieles andere solide aufbaut. Hier sind einige generelle Tipps, die für die gesamte Agentur gelten sollten.
Aufgaben delegieren
Als Chef oder Abteilungsleiter kannst Du einfach nicht alles selbst machen und bist sicherlich auch nicht in allen Bereichen ein Experte. Daher ist es wichtig, Angelegenheiten zu delegieren. Hierfür benötigt der Ausführende eine präzise formulierte Aufgabenstellung und entsprechende Vollmachten vom Leader, damit er nicht ständig nachfragen muss.
Sei Dir im Klaren darüber, dass der Erfolg Deines Unternehmens vor allem mit Dir als Führungskraft und Manager des Unternehmens steigt und fällt. Wenn Du Dich nicht um die entscheidenden Angelegenheiten für mehr Wachstum kümmern kannst und Dich stattdessen mit Kleinigkeiten beschäftigst, so wird sich auch der Erfolg Deiner Agentur trotz motivierten, kompetenten Mitarbeitern deutlich in Grenzen halten.
Wie delegiere ich denn nun eigentlich eine Aufgabe richtig?Vielleicht hast Du auch schon selbst festgestellt, dass das Ergebnis einer delegierten Aufgabe anders ausfiel, als Du es erwartest hattest. Viele schieben die Schuld dann dem Mitarbeiter zu, der scheinbar einfach nichts auf die Reihe kriegt. Doch gibt es auch eine zweite Seite der Medaille - und die liegt eben bei demjenigen, der die Aufgabe delegiert hat. Um die Erwartungen und den Kontext von Aufgaben zu klären, kannst Du diese mit einer Checkliste arbeiten:
- Vollständigen Titel der Aufgabe erstellen nicht nur ein Schlagwort wie „Rechnung“, sondern besser „Rechnung für Kunden X schreiben“ - Versuche, mindestens ein Verb sowie ein Subjekt und Objekt in den Titel einzubauen. Dadurch wird alleine schon der Titel aussagekräftig und der Mitarbeiter weiß bereits beim Aufgabentitel, was er grob ausführen muss.
- Erstell ein Abstract der Aufgabe - Worum geht es bei dieser Aufgabe?
- Warum soll die Aufgabe ausgeführt werden? Welchen Impact hat diese?
- Wer soll sie ausführen?
- Wer profitiert vom Ausführen der Aufgabe?
- Bis wann soll die Aufgabe ausgeführt werden?
- Zusätzliche Informationen
Als Chef muss ich viel delegieren und kann mich nicht einfach um alles kümmern. Daher achte ich darauf, klare Anweisungen zu geben und Mitarbeiter zu fördern, selbstständiger agieren zu können. Falls etwas mal nicht so ausgeführt wurde, wie ich es mir ursprünglich gedacht hatte, gebe ich nicht meinem Angestellten die Schuld, sondern überlege, wie wir es zukünftig besser machen können und hinterfrage, ob vielleicht ich nicht präzise genug delegiert habe.
Philipp Rückert von den Monkeys.Digital
Bestimme Verantwortungsbereiche auf Makro- und Mikroebene
Wenn man sich dem Thema Verantwortungsbereiche widmet, sollte ganz oben eine überlegte Management-Struktur stehen. Wer hat welchen Bereich unter sich und kümmert sich um die Verteilung der Aufgaben und Führung der Mitarbeiter?
Nachdem Du diese Fragen beantwortet hast, folgt der nächste Schritt:
Welcher Mitarbeiter soll für welche Aufgaben zuständig sein und diese ausführen?
Mithilfe der darauf aufgebauten Struktur vereinfachst Du viele Prozesse und gewinnst darüber hinaus Klarheit über eine sinnvolle Einteilung und Verantwortlichkeit Deiner Angestellten.
Klare Handlungsanweisungen und Strukturen erleichtern die Fokussierung und steigern somit die Effizienz unserer Mitarbeiter. Dies hilft uns enorm, weil unsere Teammitglieder wissen, was sie und wie sie es erledigen sollen, sodass sie das Potenzial ihrer Stärken nutzen und lernen, Aufgaben selbstständiger und ohne viele Nachfragen zu erfüllen.
Marian Brandel von den Monkeys.Digital
Strukturen schaffen, an die sich alle Mitarbeiter halten sollen
Nicht nur Du als Arbeitgeber solltest Strukturen für Dich, das Delegieren, die Aufgabenverteilung usw. besitzen, sondern auch Systeme und Richtlinien für die gesamte Belegschaft etablieren. Mit diesen fällt es Deinen Mitarbeitern leichter, sich zurechtzufinden und effizienter in der Agentur zu arbeiten.
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