Tipp 1: Nutze einen E-Mail-Client
Richte Dir einen E-Mail-Client mit allen Adressen ein, zu denen Du Zugang hast, um Zeit zu sparen und den Überblick zu behalten. Auf diese Weise vermeidest Du, dass Du Dich ständig separat in drölf unterschiedlichen Konten anmelden musst.
Es lohnt sich, wenn Du Dir für das Aussuchen eines Clients mal ein paar Stunden Zeit nimmst und unterschiedliche Programme ausprobierst.
Als Erstes schaust Du, ob diese überhaupt mit Deinen Konten kompatibel sind, bevor Du herausfindest, ob Dir der Aufbau und die Optionen des Clients gefallen. Solltest Du nämlich erst später feststellen, dass Du nicht auf alle Konten mit dem Client zugreifen kannst, dann hast Du vermutlich schon erheblich viel Zeit in das Einrichten und Anpassen investiert, was wohl oder übel verschwendete Ressourcen wären.
Falls Du ein Apple-Fan-Boy oder -Girl bist, solltest Du mit dem von Apple angeboten Mac Mail gut zurechtkommen; bei Windows kannst Du Dir mal Outlook, Gmail oder Mozilla Thunderbird anschauen. Es gibt aber natürlich noch viele weitere Anbieter von E-Mail-Clients.
Tipp 2: Deaktiviere Benachrichtigungen für den E-Mail-Eingang
„Oh, ich habe gerade eine Mail erhalten! Mal sehen, was da so drinnen steht. Ach, schon wieder nur Werbung …“. Solch ein Verhalten lässt Dich unproduktiv werden, da es Dich schnell von der eigentlichen Aufgabe ablenkt und Du danach eine gewisse Dauer benötigst, um wieder reinzukommen. Viel besser ist es daher, wenn Du alle Benachrichtigungen für eingehende E-Mails ausschaltest. Sollte etwas sehr, sehr wichtig sein, wirst Du vermutlich angerufen (oder Hedwig klopft bei Dir ans Fenster). 😉
Tipp 3: Lege feste Zeiten fest, um Deine Mails zu checken
Wenn Du nicht im Support arbeitest oder als Sekretär/-in und dadurch nicht den ganzen Tag dafür verantwortlich bist, dass E-Mails beantwortet werden, so solltest Du Dir fixe Zeiten festlegen, zu denen Du E-Mails checkst. Dann, und auch nur wirklich dann, gehst Du in Deinen E-Mail-Client und siehst die hereingekommenen E-Mails durch. Such Dir am besten einen festen Zeitpunkt für jeweils morgens, mittags und abends heraus, an dem Du Dich Deinen E-Mails widmest. Falls Du ein wenig mutiger bist, kannst Du auch auf einmal am Tag (beispielsweise abends) wechseln oder nur auf mehrere Tage in der Woche. Ganz extrem wie es Tim Ferriss in seinem Buch „Die 4 Stunden Woche“ vormacht, geht es auch, nämlich nur einmal pro Woche 🙂 - Du hast die Wahl!
Damit ich mich besser fokussieren kann und nicht immer wieder unterbrochen werde, checke ich meine E-Mails nur einmal am Tag zu einer festen Uhrzeit. Auf diese Weise spare ich viel Zeit und kann mich auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren.
Philipp Rückert Chief Executive Officer Monkeys.Digital
Tipp 4: Sorge für Inbox Zero
Hast Du auch schon einmal gesehen, dass jemand in seinem E-Mail-Postfach mehrere hundert oder sogar über tausend ungelesene E-Mails hat? Wer hat da denn noch den Überblick, welche E-Mail wichtig ist und was nur Spam ist? Vielleicht hat diese Person aus Versehen schon eine E-Mail geöffnet und wollte später auf diese wieder zurückkommen, hat aber die E-Mail nicht mehr als ungelesen markiert. Zudem kannst Du stark bezweifeln, dass diese Person wirklich noch all diese Mails jemals lesen wird.
Daher hilft es Dir enorm, dass Du Inbox Zero als Angewohnheit etablierst und zuvor mal gründlich in Deinen Postfächern aufräumst.
Was unbedeutend ist, löschst Du dann sofort. Wichtige E-Mails legst Du nach dem Lesen bzw. Beantworten in Dein Archiv, sodass diese nicht verlorengehen, aber Dein Eingang immer wieder bei 0 E-Mails steht.
Zudem erhältst Du dann einen guten Überblick, um gleich den nächsten Tipp zu erfüllen.
Wenn Du Inbox Zero für Dich umsetzen willst, dann gehe folgendermaßen vor: Archiviere alle E-Mails, die älter als 30 Tage sind. Wenn jemand schon einen Monat auf eine Antwort wartet und sich nicht nochmal gemeldet hat, dann kann es nicht so wichtig gewesen sein.
Prüfe bei den restlichen E-Mails:
- Ist das Müll? -> löschen
- Ist das eine Mail, wo ich etwas machen muss? -> antworten und eventuell eine Aufgabe erstellen und dann archivieren
- Ist das eine E-Mail, die jemand anderes beantworten muss? -> weiterleiten und archivieren
Glückwunsch, jetzt sollte Dein E-Mail-Eingang leer sein. 😉
Tipp 5: Melde Dich von (fast) allen Newslettern ab
Wir erhalten so viel Werbung und Spam, da wir uns irgendwann einmal wegen irgendetwas, was wir oft gar nicht mehr wissen, bei einem Newsletter angemeldet haben. Das Meiste davon lesen wir sowieso nicht und es verstopft nur das Postfach.
Such Dir deshalb zwei oder maximal drei Newsletter heraus, die Du auch wirklich liest und melde Dich von allen anderen ab. So erhältst Du wieder mehr Fokus auf das Wesentliche und bist nicht ständig dabei, uninteressanten Werbemüll gebetsmühlenartig löschen zu müssen.
Tipp 6: Die 4-D-Systematik
Dieser Tipp ist etwas umfangreicher, kann Dir und Deinem Unternehmen aber sehr viel nützen!
Erkläre diese Systematik daher allen, mit denen Du direkt arbeitest oder schicke Ihnen diesen Abschnitt oder Link zu unserem Guide.
Die 4 Ds, die dieser Systematik ihren Namen verleihen, heißen: Done, Delegate, Delete und Do/to do. Dadurch, dass all diese Begriffe im Englischen mit D beginnen, sind sie sich ganz einfach zu merken.
Done: Dies bezieht sich auf Aufgaben in E-Mails, die Du oder die Assistenz selbst erledigen kann und das dann auch zeitnah macht.
Delegate: Die Aufgabe in der E-Mail kann von der Assistenz oder Dir an Experten oder Verantwortliche delegiert werden. Auf diese Weise kümmern sich nur solche Mitarbeiter um die Erledigung, die auch wirklich Ahnung von dem Thema haben.
Delete: Dieser Punkt betrifft E-Mails, die sofort einfach gelöscht werden können (z.B. Spam).
Do/to do: Solche E-Mails beinhalten Aufgaben, für die die Geschäftsführung zuständig ist. Einzig und allein solche E-Mails betreffen direkt den Chef/Firmenpartner und müssen daher an diesen weitergeleitet werden. Alle anderen Aufgaben wurden vorher ja bestenfalls entweder schon erledigt, delegiert oder die E-Mail gelöscht.
Wenn sich ein Unternehmen an diesen Ablauf hält, so entlastet das ungemein die Chefetage. Die Hauptaufgabe von Geschäftsführern soll sein, am Unternehmen zu arbeiten und sich nicht den ganzen Tag mit irgendwelchen E-Mails zu beschäftigen, die auch andere hätten bearbeiten können.
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